オンラインアシスタントサービスを活用する方法

オンラインアシスタント活用法リモートワーク

面倒な雑務を人件費をかけずに解消してくれるのが、オンラインアシスタントサービスです。

とくに以下のようなことで悩んでいる方は、サービス導入をおすすめします。

  • 即戦力を安く導入したい
  • 募集しても良い人材が集まらない
  • 新人教育する時間も予算もない

幅広い業務を依頼できるため、少ない従業員数で稼働している会社は、オンラインアシスタントサービスによる業務効率アップを目指してはいかがでしょうか。

ここではおすすめのオンラインアシスタントサービス4社と、実際に業務委託をした方の事例をご紹介します。

>>さっそくおすすめのサービスを見たい方はこちら<<

オンラインアシスタントとは

オンラインアシスタントとは、その名のとおりインターネットを介して業務サポートを提供するサービスです。

自社のスタッフにはコア業務を優先してほしいとき、抱えているその他の雑務を代行してくれる人材が必要となります。

しかし、人材を増やすコストや時間に余裕を持つ企業は多くないでしょう。

オンラインアシスタントを活用するだけで、人件費や採用活動にコストと時間をかけず、雑務を終えることが可能です。

サービス会社によって詳細は異なりますが、たとえば以下の業務を依頼できます。

  • 経理業務…請求書・見積書の作成、売上管理
  • 人事業務…セミナーなどの会場手配、面接日調整
  • マーケティング業務…市場調査、プレスリリース業務
  • 営業業務…企画書・資料などの作成、データ入力
  • 秘書業務…会食・出張関連の手配、スケジュール調整

上記は一部の業務に過ぎず、幅広いサポート業務に対応しています。

専門知識を有するスタッフが在籍するサービス会社であれば、より専門的で技術を要するサポート業務を依頼することも可能です。

メリットとデメリットを比較

オンラインアシスタントサービスの利用を検討するうえで気になるのが、メリットとデメリットです。

多くのサービス会社に共通するメリットとデメリットは、たとえば以下のものがあげられます。

メリット

  • 採用する手間やリスクがない
  • 一定レベルのクオリティが期待できる
  • 幅広い業務を依頼できる
  • 早い導入・即戦力が約束されている
  • 安定したサポートが受けられる

デメリット

  • 仕事の依頼にオンライン環境が必要
  • 専用ツールが必要になることもある
  • 連絡手段が限られる

オンラインアシスタントサービスは、既に一定以上のスキルや経験を有している人材にサポートを依頼できる点が大きなメリットです。

人材を新たに採用する場合は採用のためのコストや工数がかかるうえ、場合によっては育成に時間がかかります。

既にスキルを持っている人材にサポートを依頼できるオンラインアシスタントサービスは育成の手間もなく、幅広い業務を任せることが可能です。

募集しても応募がこない可能性もある採用活動に比べると、早く即戦力を導入できるため、突発的な人材不足や事業成長のときにも役立ちます。

ただ、デメリットとして業務は基本的にオンラインで依頼しなければなりません。

インターネットや通信ツール(チャットなど)を整える手間や費用がかかります。

職場のようにその場で指示ができないため、チャットやWEBカメラなど限られた連絡手段に慣れる必要もあります。

おすすめのオンラインアシスタントサービスを紹介

オンラインアシスタントは、依頼できる業務内容や料金がサービス会社ごとに大きく異なります。

そのため、まずは自社で任せたい業務を明確化してからニーズに合ったサービス会社を選ぶ必要があります。

ここでは、おすすめのオンラインアシスタントサービスを4社ご紹介します。

リモタス

「リモタス」は、弊社が提供するサービスです。

ページコンテンツの作成やクラウドサービスのライターテストなど、Web関連を中心にさまざまな業務に対応しています。

依頼できる業務

対応可能業務例 営業事務 マーケティング Web制作 総務 経理 その他
業務詳細 ・見積書作成代行
・資料送信代行
・営業リスト作成代行
・名刺データのcsvへの落とし込み
企業リサーチ代行
・サービス比較のための比較表作成
・資料請求代行
・クラウドライターのテスト代行
・ページコンテンツ差し替え
・簡単なバナー作成
・無料素材の収集代行
・印刷手配代行
・備品発注代行
・領収書の仕分け
・請求書発行代行
応相談

料金体系

プラン名 3ヶ月プラン 6ヶ月プラン 12ヶ月プラン
料金
(1ヶ月あたり)
4万円 3万円 2.5万円
1時間あたり 4,000円 3,000円 2,500円

基本プランは3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月の3タイプで、長期利用するほど安くなります。

書類作成や手配・発注代行など事務的な業務に加えて専門的な業務にも対応しており、その他の業務も相談することができます。

業務内容ごとの課金ではないため、幅広い業務を任せたい方におすすめです。

プラン超過分の業務もスポット依頼で単独依頼でき、超過時間が長いときはプランごとの10時間あたりの料金が適用されるため、安く抑えられます。

多くの業務を依頼するときも、担当マネージャーに連絡するだけで適切な人材を選んでくれるため、自社で仕事の割り振りを考える手間もかかりません。

CASTER BIZ

株式会社キャスターによる「CASTER BIZ」は、人材選定に力を入れていることを売りとしています。

100分の1の採用倍率の中を勝ち進んで採用された、優秀なスタッフがサポート業務についています。

以下のとおり、自社スタッフへ依頼する場合と同等の幅広い業務に対応可能です。

依頼できる業務

対応可能業務例 秘書 人事 経理 Webサイト運用 オフライン業務
業務詳細 ・贈呈品・会議室など手配業務
・会食場所・商品などリサーチ業務
・情報のピックアップ
・スケジュール調整
・年賀状・挨拶状作成
・メール対応
・給料明細入力
・一次面接代行
・データ入力・集計
・振込の代行処理
・記帳
・仕入れ・在庫の管理
・領収証・請求書発行
・売上入力
・書類作成
・入金確認
・Web制作全般
・ライティングチェック
・SNS運用代行
・ECサイト運用サポート
・画像編集
・メルマガ配信
・名刺・書類のスキャン
・書類のファイリング
・契約書の捺印・製本
・シュレッダー
・書類の郵送
・各種手配
・オフィス清掃

料金体系

プラン名 6ヶ月プラン 12ヶ月プラン カスタムプラン
料金
(1ヶ月あたり)
10.8万円 9.6万円 要見積もり
1時間あたり 3,600円 3,200円 要見積もり

上記の他にも、さまざまな業務に対応しており、中にはオフィス清掃のように出勤を必要とする業務も含まれます。

幅広い業務に対応してくれる一方で、料金の高さがネックとなります。

一部業務はオプション扱いとなり、月額料金(50,000円程度)が追加される点も注意しなければなりません。

最低6ヶ月プランからの利用ですが、料金が高くなっても構わないのであれば相談により利用期間や業務内容をカスタムすることが可能です。

質の良さと対応業務量の多さを重視する方にはおすすめですが、基本的な業務のみで構わないという方は、料金の安い他社サービスも検討してみてください。

フジ子さん

フジア株式会社が提供する「フジ子さん」は、窓口となるメインアシスタントの他にプランナーを配置することで、依頼内容に最適な人材へ仕事を依頼してくれます。

依頼できる業務

対応可能業務例 経理 秘書・総務 人事 Webサイト運用
業務詳細 ・クラウドツールの導入サポート
・振込み・支払い代行
・記帳
・経費の精算
・備品購入代行
・出張やお店の手配・予約
・資料作成
・調べもの・リサーチ
・翻訳・英語対応
・給与計算
・求人広告の出稿・管理
・面接スケジュール調整
・入社・退社手続き
・勤怠管理
・Webページ編集
・SNSの運用代行
・ECサイトの運用代行
・クラウドソーシングの管理
・画像編集

料金体系

プラン名 プラン20 プラン30 プラン50
料金
(1ヶ月あたり)
4.7万円 6.9万円 9.9万円
1時間あたり 2,350円 2,300円 1,980円

プランは1か月あたりの稼働時間で3種類用意されています。(20時間・30時間・50時間)

1時間あたりの料金を見ると最安値ですが、あくまで時間内に業務が完了した場合の料金です。

利用者の希望により超過稼働が発生する場合は、超過料金として1.5倍の料金がかかるため、慎重なプラン選びが重要です。

スタッフは高い実務能力がある、とする一方で「プロ並みのサイトデザインを希望の場合は別途見積もり」とも書かれており、人によってはクオリティに満足いかない可能性もあります。

まずは短期間のみ利用して、スタッフの実力を見てみるのも良いでしょう。

タスカル

株式会社Colorsが提供するサービス「タスカル」は、事務的な業務とデザイン業務の両方をサポートしてくれます。

人事関連の業務も請け負ってくれるため、「採用に力を入れたいが対応できるスタッフがいない」という会社に最適です。

依頼できる業務

対応可能業務例 営業事務 マーケティング Web制作 デザイン 人事・総務 経理
業務詳細 ・メールチェック
・一次対応代行
・見積書・資料作成代行
・送信代行
・顧客管理システムへの入力代行
・営業リスト作成
・週次レポート作成
・企業リサーチ・比較表作成
・送信代行
・資料請求代行
・SNSによる情報発信
・ブログライティング
・ページコンテンツ変更
・音声データの文字起こし
・バナー制作
・チラシ作成
・名刺データ作成
・採用エントリーの一次対応代行
・印刷会社への手配代行
・備品発注代行
・領収書の仕訳
・経理システム入力代行
・請求書発行代行
・決算書データの転記

料金体系

プラン名 3ヶ月プラン 6ヶ月プラン 年間プラン
料金
(1ヶ月あたり)
4万円 3万円 2.5万円
1時間あたり 4,000円 3,000円 2,500円

注意点は「主な業務」が明確に提示されていることです。

一見すると多い業務に対応していますが、一方で「その他の業務も相談可能」とは書かれていないため、掲載されていない業務への対応の可否が不明瞭です。

提示されている業務はもちろん、必要に応じてその他の業務についても相談したいという方は、相談可能と表記しているリモタスも検討候補に入れてはいかがでしょうか。

オンラインアシスタントを活用している例

実際にオンラインアシスタントを活用している方の事例をご紹介します。

個人士業事務所を営むAさんは、少人数での運営ゆえに書類作成や電話対応など雑多な業務に悩まされてきたそうです。

オンラインアシスタント(オンライン秘書)が人気らしいとのうわさを聞き、試しに1年間導入してみたところ、業務効率が各段に上がりました。

Aさんがサービスで満足した点は、以下のとおりです。

  • 秘密保持契約の締結による安心感
  • 依頼できる業務の多さ
  • 仕事の属人化を防げる
  • 明確で無駄のない料金設定

重要な書類を取り扱うことの多い士業でも、秘密保持契約書を取り交わすことで安心して業務を依頼できます。

パートやアルバイトを雇う場合は情報漏えいのリスクがありますが、きちんと会社間で契約書を交わすオンラインアシスタント会社を選ぶと、そのような人材にあたる心配がありません。

依頼できる業務が多いところは、特技ごとに担当者を振り分けてくれることが多く、専門的な業務も高いクオリティが期待できます。

料金設定も時間単位など明確なため、依頼する業務量を予算に合わせて調節することも可能です。

ただし、仕事内容によっては「依頼時のチャット内容をそのまま書類に反映すれば済むため、結果的に自分でやったほうが早かった」と感じることもあったそうです。

上記のようなAさんの体験から、活用方法や依頼フローを工夫すると、大きなデメリットなく活用できることが分かります。

まとめ:オンラインアシスタントを活用するには

オンラインアシスタントサービスは、会社によって対応可能業務が異なるため、特定の業務を必ず任せたい場合は事前に対応可能かどうかの確認が必要です。

料金プランも基本料金と超過料金のみの場合もあれば、業務内容によって別途料金が請求されることもあるため、条件を隅々までチェックしましょう。

おすすめは業務内容に関わらず一定料金で利用できる、「リモタス」です。

対応可能業務例に書かれていない作業も相談可能なため、将来的に依頼したい業務が増える可能性のある方は、リモタスを検討候補に加えてみてはいかがでしょうか。

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